Organisatie

De ervaring leert dat 3 personen voor een excursieorganisatie het meest prettig werkt. Het is verstandig één persoon in de organisatie te hebben die de vindplaatsen regelt. De vindplaatsen kunnen wellicht een beperkt aantal deelnemers verdragen. Als dit het geval is, bij de inschrijving een maximum aantal deelnemers vermelden. Verder iemand voor de algehele coördinatie / excursiegids, en iemand om de overnachting(en) te regelen en evt. inkopen.

Toegang tot vindplaatsen

Om met een groep fossielen te zoeken is het vaak nodig om ruim van tevoren officieel toegang te regelen bij de gewenste groeves/vindplaatsen. Probeer alternatieven voorhanden te hebben. Via andere verenigingen of contacten is het meestal mogelijk om achter adressen en contactpersonen bij groeves te komen.

Begroten

Er moet een globale begroting worden gemaakt met de kosten voor de excursie. Er kan ook voor worden gekozen om ieder voor zich voor de overnachting en maaltijden te laten zorgen. Als dat gezamenlijk wordt geregeld, zal dat het grootste deel van de kosten uitmaken. Vergeet niet een bedrag aan organisatie en telefoonkosten te rekenen. In principe wordt de excursie kostendekkend begroot, met de nodige marge. Als er na afloop geld over is kan dit gebruikt worden voor andere excursies of activiteiten. De kosten moeten worden vermeld bij de inschrijving op het forum.

Camping en maaltijden

Afhankelijk van de grootte van de groep is het verstandig ruim van tevoren gezamenlijk een camping te reserveren. Soms is het mogelijk om een apart veldje te krijgen. Als er een barbecue of maaltijd(en) gezamenlijk worden geregeld, moet hiervoor ingekocht worden.

Inschrijving

De inschrijving gaat via het forum via een Sticky bericht. De forumbeheerders kunnen een bericht Sticky maken. Bij de inschrijving wordt vermeld dat het Excursieregelement van Fossiel.net van toepassing is, waarin onder meer staat dat deelnemers een aansprakelijkheidsverzekering en evt. een reisverzekering moeten hebben. Ook worden de kosten van de excursie aangegeven. Ook kan het maximum aantal deelnemers vermeld worden, en bijvoorbeeld een minimumleeftijd van deelnemers als dat van toepassing is. Van de deelnemers worden de volgende gegevens gevraagd: Naam, adres, E-mail, GSM nummer, evt. bijzonderheden. Houdt hier wel rekening met de Algemene Verordening Gegevensbescherming (ALV). 

Er kan verzocht worden een inschrijfbedrag per bank over te maken aan de organisatoren. In het sticky forumtopic met de inschrijving kunnen de deelnemers worden gemeld die zich hebben ingeschreven. De organisatoren houden zelf de gegevens van de inschrijvingen bij in een bestand. Zie Voorbeeld (Word document).

Het is verstandig inschrijvingen te laten doen per e-mail aan de organisatoren, en ook te bevestigen per e-mail. Vlak van te voren kan nog een checklist en de laatste informatie worden rondgestuurd, en op het forum worden geplaatst. Eventuele excursiegidsen kunnen tijdens de excursie worden uitgereikt.

Excursie

Bij het begin van de excursie is het van belang om iedereen bij elkaar te roepen. De excursieleiders stellen zich voor en de laatste mededelingen kunnen worden gedaan. Besteed ook aandacht aan de veiligheid en deel mee hoe laat iedereen zich weer verzamelt.